Funktioner i medlemssystem

I projektet ”IT-stöd för ungas organisering” gjordes en sammanställning av olika medlemssystem och IT-leverantörer. Urvalet av just dessa tio baseras på vilka system som används idag av LSU:s medlemsorganisationer samt vilka som erbjuder system riktade till ideella, medlemsstyrda organisationer. I sammanställningen av dessa system har utgångspunkterna handlat om ett antal funktioner och principer som kan vara värda att ta hänsyn till när ett IT-system köps in.

 

Funktioner och principer i ett medlemssystem

 

Priser

Kostnaden för att köpa in och använda ett medlemsregister är självklart en av de viktigaste delarna att ta ställning till. I sammanställningen har det inte varit möjligt att få fram exakta priser för samtliga system då leverantörerna behöver en specifik kravspecifikation över vilka funktioner som efterfrågas. Vad gäller priser är det dock värt att ta reda på vad som ingår i en uppstartskostnad. Är det en rörlig eller fast månatlig/årlig kostnad för systemet? (ibland kallad licenskostnad). Finns det en bindningstid? Vad kostar drift, back-up, utveckling och support?

 

Medlemshantering

Ett systems möjlighet till medlemshantering kan handla om vilken lagringskapacitet systemet har och på vilket sätt data och information sorteras. T.ex. om det finns en maxgräns för hur många medlemmar som kan lagras i systemet, om medlemmar kan sorteras in i grupper och på vilket sätt information är sökbar.

 

Ekonomi

För många organisationer är det viktigt att ta reda på om ett medlemssystem har inbyggda ekonomifunktioner, dvs. om systemet kan skicka fakturor, ta emot betalningar och överlag registrera ekonomiska händelser kopplat till varje medlem.

 

Utskrifter och statistik

Utskrifter kan handla om vilka typer av rapporter som går att att få fram genom systemet. Det är relevant att veta systemet kan sammanställa statistik och hur data om medlemmar eller aktiviteter kan exporteras. Vissa organisationer har även ett behov av att kunna skriva ut adresslistor.

 

Information och kommunikation

Det är viktigt att veta på vilket sätt systemet möjliggör kommunikation mellan medlemmar, ideella och anställda. Det kan handla om på vilket sätt mail kan utformas och om det går att bifoga filer och om det i systemet går att skapa formulär, utvärderingar och enkäter. Vissa system har stöd för SMS-utskick och möjlighet till registrering via SMS.

 

Integration

När det finns behov av att föra över information från ett system till ett annat tar det onödigt mycket tid och resurser att göra det manuellt. Om ett system kan integrera med andra system såsom ekonomisystem, personalsystem eller Office-programmen är det fördelaktigt. Integration kan även handla om huruvida det går att publicera information från systemet på hemsidan och om systemet har funktioner för att stödja en helt fri design på webbpubliceringen, dvs. en annan grafisk formgivning än den som används i det administrativa systemet. Slutligen är en viktig aspekt om systemet kan kopplas till Ungdomsstyrelsens ansökningssystem.

 

Tillgänglighet

Tillgänglighetsaspekten är också viktig i upphandlingen av ett IT-system. Det kan handla om i vilken grad systemet är anpassningsbart och användarvänligt och om systemet är molnbaserat. Det kan vara avgörande vilka språk systemet finns på eller om systemet är kompatibelt med talsyntes. Vilka personer har behörighet i systemet? Finns det möjlighet för medlemmen själv att kontrollera sitt medlemskap? Utifrån en demokratiaspekt är det intressant att veta hur information tillgängliggörs och hur transparent en organisation kan vara genom ett medlemssystem.

 

Säkerhet

Sist men inte minst behövs informationssäkerhet, cybersäkerhet och personuppgiftslagen finnas i åtanke. Det bör framkomma på vilket sätt systemet är lösenordskyddat, hur back-up och drift hanteras, hur historik loggas, om leverantören har svar på vilka risker som finns samt en plan för incidenthantering.

 

Vill du läsa om olika medlemssystem kan du klicka här >>

 

 

Nyhetsbrev

Veckans nyhetsbrev
Prenumerera på nyhetsbrevet:

© 2017 LSU. Powered by WordPress.

Daily Edition Theme by WooThemes - Premium WordPress Themes